Cách giải ngân khi chiến dịch kết thúc

Cách giải ngân khi chiến dịch kết thúc

Việc giải ngân cho chiến dịch có thể tiến hành khi chiến dịch đã kết thúc, hoặc khi kết thúc 1 giai đoạn của chiến dịch, tuỳ theo đặc điểm của chiến dịch và kế hoạch đã đề ra. Dù là giải ngân khi nào, bạn cũng cần đảm bảo tính minh bạch và chăm sóc những người ủng hộ cho chiến dịch chu đáo nhất. Sau đây là một vài gợi ý về những việc bạn cần làm khi giải ngân cho chiến dịch của mình;

1. Giải ngân số tiền đúng theo kế hoạch đã đề ra

Khi bắt đầu chiến dịch gây quỹ, bạn cam kết với người ủng hộ như thế nào thì khi giải ngân bạn phải đảm bảo đúng như vậy. Nếu số tiền gây quỹ không đạt mục tiêu, hãy cho người ủng hộ biết giải pháp của bạn: Bạn có ý định kêu gọi từ nguồn nào khác không, và nếu không, bạn sẽ cắt hạng mục nào trong kế hoạch gây quỹ của mình. Nếu số tiền gây quỹ lớn hơn mục tiêu đề ra, bạn phải quyết định có trả lại những người ủng hộ không, trả theo phương thức nào, khi nào, và nếu không, bạn cần có kế hoạch sử dụng số tiền dư hợp lý để thuyết phục những người ủng hộ.

Giải ngân là việc rất cần thiết

2. Đăng các thông tin cập nhật về hoạt động giải ngân của chiến dịch

Bạn hãy thường xuyên cập nhật với người ủng hộ về hoạt động giải ngân của chiến dịch để người ủng hộ cảm thấy an tâm nhé. Ngoài ra, khi có các khoản tiền phát sinh ngoài kế hoạch, đừng quên viết bài cập nhật để tất cả mọi người có thể nắm được, tránh những rắc rối ảnh hưởng đến uy tín của bạn sau này.

3. Trả lời các comment của người ủng hộ

Họ có quyền được biết rõ hơn về việc số tiền của họ đã được dùng làm gì. Bởi vậy, đừng bỏ sót bất kỳ comment nào nhé. Nếu bạn không có thời gian trả lời từng người, hãy tập hợp các câu hỏi và trả lời chung trong 1 bài đăng.

4. Tặng quà cho người ủng hộ như đã cam kết

Điều này không chỉ đảm bảo uy tín cho chiến dịch của bạn, việc tặng quà còn giúp bạn lan toả chiến dịch đến nhiều người hơn, khi đích thân những người ủng hộ chia sẻ quà tặng họ nhận được lên mạng xã hội hoặc với bạn bè của mình.

5. Thu thập và quản lý các chứng từ giải ngân

Các chứng từ giải ngân chính là bằng chứng cho tính minh bạch của chiến dịch. Hãy thu thập đầy đủ phòng khi cần đến nhé.

6. Hoàn thành báo cáo tài chính sớm và gửi cho người ủng hộ

Bạn nên lập 1 file Báo cáo kết quả giải ngân và gửi kèm vào email cho những người đã ủng hộ chiến dịch sau khi kết thúc việc giải ngân. Bạn cũng nên đăng Báo cáo này lên trang gây quỹ hoặc fanpage tổ chức của mình. Các mục nên có trong báo cáo của bạn là: Tên hạng mục, Chi phí dự kiến, Thực chi, Chênh lệch, Lý do, Hóa đơn đính kèm.

7. Kêu gọi tài trợ dịch vụ kiểm toán

Nếu chiến dịch của bạn gây quỹ số tiền lớn, bạn có thể kêu gọi tài trợ dịch vụ kiểm toán. Hiện một số công ty đã tài trợ miễn phí dịch vụ kiểm toán cho các tổ chức phi lợi nhuận tại Việt Nam.

8. Thông báo kết thúc chiến dịch, chia sẻ kết quả hoạt động và cảm ơn người tham gia

Giải ngân xong xuôi cũng là lúc chiến dịch chính thức kết thúc. Đã đến lúc tổng kết kết quả của chiến dịch và cảm ơn tất cả những người đã đồng hành với bạn .

Lời khuyên dành cho bạn:

  • Hãy luôn mang theo một cuốn sổ tay dành riêng cho dự án của bạn để có thể ghi chép kịp thời các khoản thu chi và những công việc cần làm.
  • Chuẩn bị phiếu thu, hoá đơn cho các nhà cung cấp mà bạn không thể lấy hoá đơn hoặc chữ kỹ
  • Nếu chiến dịch gây quỹ với số tiền lớn, bạn hãy chọn nhà cung cấp lớn và uy tín